Povinné datové schránky od roku 2023 mohou být pro SVJ problémem

Jiný způsob komunikace po tomto datu s orgány veřejné moci, tedy městskými a obecními úřady, státním zastupitelstvím, policií i soudy, již nebude možný. Na základě schválené novely bude datové schránky zákonem vymezeným subjektům, tedy i SVJ, automaticky zřizovat Ministerstvo vnitra.

„Důležitá bude důkladná informovanost veřejnosti, aby nebyly doručovány dokumenty, například rozhodnutí správních orgánů, aniž by o tomto noví majitelé datových schránek věděli, a tím promeškali příslušné lhůty,“ komentuje očekávaný dopad novely Jan Kubica, advokát a partner společnosti Moore Legal CZ ze skupiny Moore Czech Republic.

SVJ se obávají navýšení výdajů

Zřízení datové schránky je zdarma, ale pokud bude chtít uživatel dokumenty uchovávat, za službu si připlatí. Zprávy je možné například uložit do „trezoru“, jehož cena je podle počtu uložených zpráv od 120 Kč ročně (20 zpráv) po 29 500 Kč (5000 zpráv). Stejně tak uživatelé zaplatí za odeslání zpráv dalším institucím, jako jsou banky, pojišťovny nebo třeba dodavatelé energií, ale i firmám či soukromým osobám. V těchto oblastech by tak mohl provoz datové schránky jednotlivým SVJ podstatně navýšit náklady.

„Statutární orgány pravidelně komunikují s orgány veřejné správy, se všemi členy SVJ, ale i dalšími institucemi. Pokud by byla zavedena povinnost posílat úřední dokumenty pouze skrze datovou schránku, očekáváme, že by se tyto úkony značně prodražily, a to v řádech tisíců korun ročně,” obává se Jan Vysloužil, předseda Svazu českých a moravských bytových družstev (SČMBD), který zastřešuje i SVJ.

^REKLAMA

Většina dokumentů se navíc považuje za doručené do deseti dnů i v případě, že si je z datové schránky nikdo nevyzvedne. Existuje však možnost nastavit notifikační e-mail nebo SMS zprávu, která přijde na tři koruny. Nevýhodou datových schránek je automatické mazání přijatých zpráv, které zde zůstanou uložené maximálně devadesát dní.

Datová schránka přináší nové povinnosti

SVJ se zavazuje například činit podání vůči určitým orgánům přes datovou schránku, čímž se vystavuje riziku pokut. Například u SVJ majících povinnost podat daňové přiznání – pokud přes datovou schránku podání neučiní, může být SVJ udělena pokuta až do výše 50 tisíc Kč. SVJ navíc může disponovat pouze jednou datovou schránkou, a vždy tak musí být pověřená osoba, která dokumenty roztřídí a rozešle k rukám zodpovědné osoby. V případě SVJ se jedná o statutární orgán, který může přístup do datové schránky poskytnout tzv. pověřené osobě.

„Již nyní se až 15 % SVJ potýká s chybějícím vedením, přičemž bez řádně zvolených statutárních orgánů hrozí pokuta až 100 tisíc Kč. Další povinnost tomuto trendu neprospěje,” říká Jan Vysloužil. Datové schránky jsou podle něj navíc mnohdy problematické i v případech, kdy jsou statutární orgány obsazeny, neboť v řadě případů se jedná o lidi v pozdějším důchodovém věku. „Je třeba si uvědomit, že množství povinností SVJ i bytových družstev neustále roste, orientovat se ve všech novinkách a systémech tak začíná být náročnější i pro ty technologicky zdatnější,” doplňuje Jan Vysloužil.

Jeho slova potvrzuje Jan Tichý, předseda SBD Benátky nad Jizerou: „Máme problém s tím, že nám ve funkcích často zůstávají senioři. Neumím si tedy představit, že by někdo ze stávajících funkcionářů chtěl, nebo v případě těch starších dokonce uměl, obsluhovat datové schránky. Musel bych na to přijmout pracovní sílu, a tu si nechat zaplatit – čili zvednout příspěvek na správu, nebo vypovědět smlouvy s většinou SVJ.”

^REKLAMA

Hrozí i další rizika

Doposud měla SVJ možnost komunikovat s veřejnou správou vybranými nástroji, které nebyly nijak zpoplatněny – ať už se jednalo o e-mail, prostřednictvím online podání do Sbírky listin, přes webovou aplikací ePodatelna či přes technické nosiče dat. Povinnost zřídit datovou schránku podle Jana Vysloužila nepřinese SVJ usnadnění jejich komunikace s úřady, ale naopak statutárním orgánům SVJ přibude nová povinnost, přičemž většina potenciálních uživatelů mnohdy neví, jak schránka funguje a k čemu ji mohou využít. Obávají se také možných rizik v podobě útoků, kdy se zloději identit nově zaměřili na SVJ.

„Podstata podvodu spočívá v podání návrhu na zápis nového statutárního zástupce SVJ na rejstříkový soud. Cílem je snaha o získání přístupu k finančním prostředkům, případně možnost uzavřít jménem SVJ úvěrovou smlouvu. V těchto případech bude nezbytné pravidelně kontrolovat datovou schránku, jinak může dojít k přepisu, aniž by si toho statutární orgán všimnul. S řešením tohoto problému ale rychle přichází nově nabízené služby, které průběžně hlídají a neprodleně upozorňují e-mailem či SMS zprávou statutární zástupce na jakékoliv podání a probíhající změny v rámci rejstříkového soudu. Jde ale samozřejmě o služby zpoplatněné,“ uzavírá Jan Vysloužil.