SVJ: Co obnáší správa bytového domu?

Byl jednou jeden bytový dům a ten byl ve vlastnictví více vlastníků. Existovalo totiž prohlášení vlastníka, které bytový dům rozdělilo na bytové jednotky. A protože dům musí fungovat jako celek a předpokládá to zákon, vzniklo i Společenství vlastníků jednotek (SVJ).

SVJ pak zodpovídalo za správu bytového domu. Leccos za úplatu zajišťovala externí správcovská firma. Co bylo z pohledu fungování SVJ vidět, byla existence voleného výboru a také to, že se jednou do roka vlastníci sešli na shromáždění vlastníků.

Co už tak moc zřejmé nebylo, byla skutečnost, že SVJ je samostatnou právnickou osobou. Tu navenek zastupuje statutární orgán.

Výbor, nebo předseda: S péčí řádného hospodáře

Statutárním orgánem SVJ bývá výbor, tedy kolektivní orgán. Pokud to umožňují stanovy společenství, může být statutárním orgánem i jediná osoba – předseda společenství vlastníků (tzv. profesionální předseda). Stanovy konkrétního SVJ pak třebas mohou vyžadovat existenci tříčlenného výboru. Členové výboru jsou voleni, mají své funkční období a změny se dokládají na rejstříkový soud. SVJ jako subjekt je k nalezení ve veřejném rejstříku, kde lze zjistit oprávnění k jednání.

V případě nezájmu vlastníků být ve výboru SVJ pak mohou nastoupit funkcionáři z řad nečlenů SVJ. Pokud to stanovy umožňují, statutárním orgánem SVJ se může stát externí profesionální předseda. Být členem výboru je zodpovědná a náročná funkce, vyžadující nejednu kompetenci.

^REKLAMA

Občanský zákoník na členy statutárního orgánu společenství vlastníků v podstatě klade vysoké nároky. Problém nastává v situaci, kdy si členové výboru často nejsou vědomi toho, co výkon funkce obnáší.

Litera zákona předpokládá, že se člen výboru vyzná ve smlouvách, rozumí právu, stejně jako technickým a ekonomickým záležitostem. Zná literu zákona, zajišťuje dodržování stanov. Každý člen výboru má být schopen vše potřebné posoudit a na základě dostupných a získatelných informací přispět k rozhodnutí výboru jako kolektivního orgánu.

To platí i v situaci, kdy mnohé záležitosti má rozhodnutím shromáždění smluvně zajišťovat externí správcovská firma.

Externí správce: Důvěřuj, ale prověřuj

Statutární orgán SVJ je zodpovědný za ledacos. Kupříkladu musí kontrolovat všechny dodavatele ve vztahu k řádnému a bezvadnému plnění smluv.

A problémy s plněním smlouvy mohou nastat i v případě správcovské firmy. I když je na poli správy domu leccos smluvně zajištěno třetí stranou, neznamená, že to nemusí být kontrolováno. Odpovědnost za správu domu vždy nese výbor (tedy vlastně členové výboru), nebo profesionální předseda.

Být členem výboru není o tom jednou za čas se sejít a popovídat si nad šálkem kávy. Úkolů je více než dost. Plnění úkolů smluvně zajištěným správcem je nutné kontrolovat, což je úkolem výkonného orgánu. V případě, kdy by si třebas externí správce část peněz odkláněl a statutární orgán neměl o ničem ani ponětí, zřejmě by šlo o selhání kontrolní funkce.

Za vedení účetnictví vždy zodpovídá statutární orgán, stejně jako zodpovídá, že s péčí řádného hospodáře zajistí plnění technických záležitostí týkajících se správy domu, servis, údržbu a opravy. Pokud se stávající správcovská firma dopouští přešlapů, za jejich odhalení, reklamace a řešení v konečné instanci odpovídá právě statutární orgán SVJ.

V případě opakovaných problému a nepřijetí nápravných a preventivních opatření nastupuje hledání správcovské firmy nové.

Hledá se externí správcovská firma, rozhodne shromáždění vlastníků

Určení osoby, která má zajišťovat některé činnosti správy domu a pozemku je podle občanského zákoníku v působnosti shromáždění. Prakticky s potenciálními subjekty nabízejícími správcovské služby budou jednat členové statutárního orgánu. O samotném určení osoby správce pak rozhodne na základě návrhu statutárního orgánu shromáždění.

^REKLAMA

Shromáždění je nejvyšším orgánem SVJ, tvoří ho všichni vlastníci jednotek. Musí proběhnout v souladu s literou zákona a stanov daného společenství. Každý z vlastníků jednotek má počet hlasů odpovídající velikosti podílu na společných částech. K přijetí rozhodnutí je obvykle nutný souhlas většiny hlasů na shromáždění přítomných vlastníků jednotek.

Určení osoby, která má zajišťovat některé činnosti správy domu a pozemku, stejně jako rozhodnutí o její změně, litera zákona ponechává do rozhodování shromáždění vlastníků.

Osobou odpovědnou za správu domu je vždy SVJ, nikoliv správcovská firma. Existují SVJ, zejména ta menší, která si leccos zajišťují sama. Otázkou ovšem je, zda a nakolik to je a bude v souladu s právními předpisy. Některá společenství využívají služeb „účetních kanceláří,“ nechají na externím dodavateli jen vedení účetnictví, rozpis záloh a vyúčtování. Zbytek pak zajišťují svépomocí.

Jiná SVJ běžně přenechávají externí správcovské firmě i správu v dalších oblastech. Tak jako tak, za řádný výkon správy bytového domu vždy zůstává odpovědný statutární orgán SVJ. Své zodpovědností za správu domu s péčí řádného hospodáře se využitím služeb externího správce nesprostí.

Ekonomika, finance a legislativa

Vše by mohlo fungovat tak, že na co nestačí statutární orgán, nebo co je efektivnější zajistit profesionály, tím bývá pověřen vybraný dodavatel. A tak vlastně vyvstává poptávka po externí správě, kdy služby zajišťované externím správcem mohou mít různý rozsah.

Činnosti, které je zapotřebí zajistit, lze rozdělit do tří skupin. První skupina zahrnuje ekonomickou správu včetně vedení účetnictví. Druhá oblast pak správu technickou a třetí administrativně právní činnosti. Vedle evidence osob je nutné zajistit rozpis záloh, rozúčtování, stejně jako evidence plateb a nedoplatků s pravidelnými výstupy. Vedení účetnictví, zajištění účetní závěrky, vše se specifiky konkrétního SVJ.

Je nutné stanovit rozpočet SVJ, vybírat zálohy od jednotlivých vlastníků ve výši, aby bylo na úhradu záloh a průběžných plateb realizovaných Společenstvím. Ve hře je také obsluha bankovního účtu SVJ, zajištění včasné úhrady faktur. Dům musí být pojištěný, je nutné zajistit dodavatele služeb, jako je úklid, havarijní služba, drobná údržba. Cosi je delegováno na externí správcovskou firmu, cosi je zajištěno jinak.

Je zapotřebí řešit neplatiče, pokrýt administrativní oblast správy bytového domu. Nutně zde funguje dělba práce i pravomocí – např. podle konkrétních pravidel hospodaření konkrétního SVJ může rozpočet určovat statutární orgán a odsouhlasovat shromáždění. Cosi dělá pracovník správce, schvaluje to statutární orgán. O jiném rozhoduje shromáždění.

Jde o to sledovat legislativní změny, posuzovat smluvní dokumenty. Stejně tak dokumenty, jako jsou stanovy, vnitřní organizační předpisy nebo domovní řád vyžadují čas od času změny. Součástí správy je i archivace a skartace, komunikace s vlastníky.

Účetnictvím a financemi činnosti správa bytového domu nekončí

Technická správa bytového domu je nejen o vedení pasportu stavby a potřebné technické dokumentace. Je o zajištění údržby, servisu a revizí technických a technologických zařízení. Vedle běžné údržby jsou tu revize a prohlídky v souladu s právními a technickými předpisy. Provádět je zapotřebí pravidelnou technickou prohlídku domu, zdokumentovat zjištěné skutečnosti a přijmout potřebná opatření. Leccos bývá zajištěno prostřednictvím třetích osob – a opět je nutné odsouhlasit cenu, stejně jako plnění. Ať už na úrovni statutárního orgánu, tak shromáždění.

Některé činnosti může garantovat externě zajištěná havarijní služba, je nutné zajistit dohled nad smluvními vztahy s dodavateli a kontrolu plnění různých dodávek i služeb. Část technické správy domu tvoří opravy, rekonstrukce a modernizace. Řešení, soutěžení dodavatele, schválení financování, vyžaduje kromě ekonomických a právních aspektů nejednu technickou znalost hodnou filmového pana Lorence: „… co to zase zhltne materiálu, to máte: písek, vápno, cement, cihly, …, latě, tašky …“

^REKLAMA

Pokud jde o externího správce, nejprve je žádoucí ujasnit si v SVJ představy o způsobu a rozsahu zajišťované správy bytového domu. Co bude zajišťováno interně či jinak, a na co bude najat externí správce. Na co nestačí statutární orgán nebo co je lepší delegovat. A zde se ke slovu dostává poptávka po externí správě, poskytovatele profesionálních služeb. Výběr správce je námluvami, které předchází manželství.

Námluvy, které předchází manželství

Externí správcovská firma potřebné zajišťuje a plní na základě smluvního vztahu s SVJ. Neškodí si uvědomit a připomenout vzájemné vztahy. Společenství vlastníků jednotek je zákazníkem externí správcovské firmy. Co rozhoduje je znění uzavřené smlouvy. Jde nejen o rozsah nabízených služeb, ale i o smluvní zakotvení povinností správce, o schopnost dostát těmto závazkům.

Při výběru externího správce jde tak i o vyjasnění očekávání. Pokud kdosi cosi ústně slibuje ve stylu „slibem nezarmoutíš“, ale ve smlouvě to zakotveno není, stěží to bude kdy plněno. Externí správce odpovídá dle smluvního ujednání – příznačně „s ručením omezeným“, s pojištěnou odpovědností za škody.

Výběr osoby, která má správcovské služby vykonávat není banální záležitostí. Výběr, předvýběr provádí statutární orgán, rozhoduje shromáždění.

Začít lze studiem webových stránek potenciálních dodavatelů správcovských služeb. Co nabízí, jak aktuální jsou zde uvedená sdělení, které informace jsou zde dostupné. Dovodit lze i jak asi pomáhají těm, pro které jsou správcovské služby poskytovány. Na místě je opřít se o doporučení někoho nestranného, který potenciálního externího správce doporučí na základě svých zkušeností.

Leccos vyplyne i z rozhovorů se zástupci správcovské firmy. Ptát se lze na zkušenosti, poskytované služby i zázemí. Chce to srovnávat. Malá firma může být pružná, ale nemusí nabízet zastupitelnost.Když má jedna fyzická osoba zajišťovat jak vedení účetnictví, tak obstarat činnosti technické správy, nemusí to být efektivní. Na místě je také otázka týkající se počtu pracovníků, stejně jako pojištění odpovědnosti. Větší správci mohou klientům nabídnout výhody, na které by jinak nedosáhli.

Z pohledu péče řádného hospodáře je součástí výběru dodavatele prověření rejstříků, třeba toho živnostenského nebo obchodního. Prostě prokázání a ověření toho, zda existují potřebná oprávnění a výsledky hospodaření dávají předpoklad setrvalého fungování správcovské firmy.

Cena služeb, rozsah externím správcem zajišťovaných služeb

Vedle otázky kompetencí, zastupitelnosti, referencí a způsobu fungování stojí i otázka nákladů. „Vybrali jste kohosi nejdražšího,“ může znít námitka z pléna na shromáždění rozhodujícího o osobě externího správce. Co ale nemusí být vidět, je rozsah služeb, které externě najatý správce zajišťuje.

Něco jiného je zajištění evidence vlastníků, zajištění rozpisu záloh a zúčtování, kdy činnost správcovské firmy je ořezána až na dřeň a činnosti ostatní zůstávají na bedrech statutáru. Správci stěží mohou poskytovat své služby pod náklady.

Existuje-li v nabídkách rozdíl, má svůj důvod. Vyhlídky na možné úspory na počátku spolupráce mohou vytvářet nečekané náklady v průběhu i na konci spolupráce. Vybírat pouze na základě ceny nelze. To, zda je služba levná či drahá, neurčuje cena, ale úroveň, kvalita a rozsah poskytovaných služeb.

Když kdosi nabízenou cenou vybočuje, je k tomu důvod. Rozsah jeho závazků může být značně ořezaný, něco může být podceněno. Návrh smlouvy uzavírané se správcem je natolik závažným dokumentem, že si žádá posouzení nestranným zkušeným právníkem.

Zdánlivá úspora na počátku se může ukázat, až dojde na lámání chleba. Něco je (s)plněno až na základě výzvy statutárního orgánu Společenství, jiné je naplněno jen částečně nebo po opravě chyb.

Zodpovědnost statutárních orgánů SVJ

Do výboru SVJ se nikdo nehrne. A nelze se divit. Požadavky na kompetence, předpokládané zákonem, jsou nemalé. A když ve snaze ušetřit výbor SVJ akceptoval nekompetentního externího správce, problémy budou nakonec řešit členové tohoto orgánu.

Kdokoliv se účastní činnosti statutárního orgánu SVJ, musí si být vědom toho, že až se najde žalobce, bude existovat i soudce. Odpovědným a odsouzeným může být právě on. To že člen statutárního orgánu SVJ zodpovídá do výše svého majetku, není radno podceňovat.

Řešení administrativních, ekonomických a technických záležitostí v podmínkách měnících se legislativních požadavků nutně cosi stojí. To, že vlastník bytové jednotky platí třeba 170 korun poplatek správci, je jen část nákladů spjatých se správou domu. Správa bytového domu není jen o činnosti externí správcovské firmy.